Logo Entrust

Las 8 claves de los equipos virtuales altamente efectivos

¿Cómo podemos ser realmente efectivos en la distancia? Descubrilo con BELBIN ;)

Las organizaciones cada vez son más conscientes del gran potencial que pueden tener los equipos virtuales. Con ellos las empresas pueden reunir el mejor capital humano sin importar en qué parte del mundo se encuentre.

Además, pueden reducir costos operativos al mismo tiempo que permiten a los empleados compaginar su vida laboral y personal de una manera más flexible, así como interactuar con compañeros ubicados en todo el mundo. Sin embargo, también existen una serie de problemas potenciales que hay que evitar - diferencias culturales, fallos tecnológicos, riesgo de aislamiento, son algunos de ellos.
 
CUANDO SON BUENOS, SON MUY MUY BUENOS …
Según una encuesta realizada por Ernst & Young en 2013, el 65% de los encuestados asegura que en los últimos tres años ha incrementado el número de equipos que interactúan por medios tecnológicos en lugar de hacerlo cara a cara. Además, el 55% afirma que los equipos están más distribuidos geográficamente.
 
Henrik Bresman, profesor de Comportamiento Organizacional en INSEAD, asegura que “los equipos virtuales tienen mucho que aportar. Personas con distinto bagaje cultural pueden conectarse fácilmente. Además, si se gestiona la diversidad de manera adecuada podemos beneficiarnos de una mayor cantidad de información y de un punto de vista mucho más amplio".
Otro estudio citado por la revista Harvard Business Review sostiene que los equipos virtuales pueden aumentar la productividad de los empleados en un 43%.

Años antes de que la tecnología hiciera de los equipos virtuales algo común, el Dr. Meredith Belbin ya hablaba sobre cómo este tipo de equipos podrían tener éxito identificando las fortalezas de sus integrantes.
 
“La esencia de un equipo es que sus miembros formen una asociación cooperativa mediante una división del trabajo que mejor refleje la contribución que cada uno puede hacer para alcanzar el objetivo común. Los miembros no tienen por qué estar presentes en el mismo lugar o al mismo tiempo para que el equipo funcione” (Dr. Belbin, Equipos directivos: el por qué de su éxito o fracaso, 1981).

ALGUNOS CONSEJOS PARA APROVECHAR EL POTENCIAL DE LOS EQUIPOS VIRTUALES SIN RENUNCIAR A LOS BENEFICIOS DE LOS EQUIPOS PRESENCIALES

1. Elige a los integrantes cuidadosamente:
Es crucial descubrir las fortalezas y debilidades de cada miembro del equipo y considerar el impacto que podrían tener en un equipo virtual en particular.
Los Roles de Equipo Belbin son estilos de comportamiento a la hora de relacionarnos o interactuar con otros. El comportamiento asociado a cada Rol de Equipo consiste en una serie de fortalezas (lo que una persona puede aportar al equipo) y una serie de debilidades asociadas (características menos deseables que son el reverso de las fortalezas). Si un equipo virtual va a trabajar por primera vez, es la oportunidad ideal para descubrir los Roles de Equipo de cada uno de sus miembros. Esto puede abrir conversaciones sobre lo que cada persona puede aportar, el tipo de trabajo más adecuado para cada una o las personas que mejor se complementarán para trabajar en parejas.
“La gran mayoría de las empresas reconocen que el trabajo en equipo es absolutamente crucial para su desempeño competitivo por lo que se ha vuelto esencial conseguir la química correcta".

2. El tamaño importa:
Cuando los equipos superan los 4 o 5 integrantes, su productividad disminuye porque las personas se sienten menos responsables del resultado final. El tamaño ideal de un equipo según el Dr. Meredith Belbin es de cuatro, de modo que todos los miembros del equipo son responsables y nadie tiene el voto del desempate a la hora de tomar decisiones. Esto significa que las decisiones se toman mediante la persuasión y el consenso. Si el equipo es demasiado grande, es importante crear sub-equipos dentro del equipo. Recuerda, añadir más personas a un equipo no hará que este sea más efectivo.

3. Clarifica metas y directrices generales:
Estudios sobre equipos de alto rendimiento corroboran que tanto el compromiso compartido como construir y mantener el deseo genuino de alcanzar un objetivo colectivo, es aún más importante para los equipos distribuidos geográficamente. Y no solo eso: enmarcar esta visión colectiva en las necesidades de cada miembro del equipo es crucial, de modo que cada miembro del equipo sepa cómo encaja en el conjunto.
Cuando los miembros de un equipo extrapolan los problemas de su localización y asumen que son aplicables a la organización en su conjunto, pueden cambiar indebidamente las prioridades del equipo y desviarle del camino. Y cuando las personas se olvidan de "pensar en global", asumen que los demás están en sintonía y se producen malentendidos. Tener un idioma internacional como Belbin, sin afinidad o sesgo cultural puede romper este tipo de barreras y ofrecer un medio diferente para explorar las diferencias.

4. Construye confianza:
En los equipos virtuales donde puede llevar más tiempo (y ser más difícil) descifrar el "terreno", es crucial establecer una cultura de equipo en la que las personas se sientan capaces de hablar si no están de acuerdo o si sienten que algo está mal, sin miedo al castigo o al rechazo. Es lo que Google define como "seguridad psicológica“.
De acuerdo con Harvard Business Review, además de alentar a los miembros del equipo a compartir sus antecedentes y hablar sobre sus vidas, los líderes deben pedir a las personas que compartan con todos los miembros del equipo cómo trabajan mejor y qué esperan aportar al equipo. Además de superar el aislamiento que puede resultar del trabajo remoto, esto ayuda a establecer conexiones entre los miembros del equipo y entender a quién pueden acercarse ante diferentes situaciones. Esto ayuda al equipo a trabajar de manera más eficiente y puede evitar la pérdida de tiempo derivada de asignar el trabajo a la persona equivocada.
El lenguaje de los Roles de Equipo Belbin puede aportar a los equipos nuevos una clave para hablar sobre preferencias y estilos de trabajo y para averiguar cómo asignar el trabajo de la manera más efectiva acorde a fortalezas.
 
5. Presta gran atención a las interacciones:
Los equipos transfronterizos pueden llegar a ser más sensibles a cómo piensan y sienten sus integrantes que los equipos “presenciales", simplemente porque son más conscientes de la posibilidad de que se produzcan malentendidos. Los Roles de Equipo Belbin, como lenguaje que transciende culturas, son una forma práctica y cotidiana de ayudar a las interacciones y evitar interpretaciones erróneas.
Belbin ayuda a celebrar la diversidad y a tomar conciencia sobre las diferencias individuales de una manera no conflictiva.

6. Fomenta la honestidad y haz que alguien hable cuando no se digan las cosas:
Es vital que los miembros de cualquier equipo sean honestos entre sí y que esta honestidad sea activa, no pasiva. Harvard Business Review presenta el concepto de “honestidad observable" e incluso sugiere un "defensor oficial de la honestidad" en cada reunión de los equipos virtuales. Esta persona estaría atenta a que nada se dejara sin decir y señalaría las críticas que no fueran constructivas.
Una vez que el equipo ha trabajado conjuntamente durante cierto tiempo, las Evaluaciones del Observador Belbin (o feedback 360 ​​grados) pueden mostrar cómo un individuo está proyectando sus fortalezas y preferencias. Si hay elementos negativos en el comportamiento que están afectando adversamente al equipo, estos se pueden poner de manifiesto de manera no confrontativa para que puedan mitigarse. Si bien no todos los problemas que se generan dentro del equipo pueden encuadrarse en términos de Roles de Equipo, es un buen punto de partida para comenzar a resolver conflictos y examinar los tipos de diferencias que pueden causar fricción entre los integrantes de un equipo.
 
7. Utiliza los Roles de Equipo para ayudar a tu gente a adaptarse al trabajo virtual:
Al igual que los equipos co-ubicados, los equipos virtuales necesitan un equilibrio de Roles de Equipo para tener éxito. La combinación exacta requerida, y cuándo debe agregarse cada ingrediente a la mezcla, variará dependiendo de lo que el equipo deba hacer. Pero es importante recordar que el trabajo en equipo virtual puede resultar más fácil para unos que para otros y que algunas contribuciones de determinados Roles de Equipo se basan más en señales visuales que pueden estar ausentes en el trabajo en equipo virtual.

8. Ten en cuenta los puntos clave:
Los expertos dicen que es mejor que los miembros de los equipos virtuales se encuentren cara a cara en momentos clave durante el ciclo de vida del equipo: al principio; cuando se incorpore un nuevo miembro al equipo y cuando se alcancen hitos importantes. Reunir a las personas en estos momentos cruciales puede ayudar a generar confianza, clarificar los objetivos, establecer expectativas y mantener los niveles de compromiso.
Si reunirse en persona es imposible (las restricciones económicas a veces imposibilitan este tipo de viajes), las tecnologías visuales son preferibles como sustituto, ofreciendo la oportunidad de leer el lenguaje corporal y otras señales que pueden matizar la entonación. Estas reuniones son útiles para evaluar la dinámica del equipo e introducir parejas de trabajo con diferentes fortalezas cuya complementariedad podría convertirlas en un dúo de trabajo efectivo.

---

Independientemente del objetivo con el que se haya configurado tu equipo virtual, Belbin ofrece comprensión compartida de los estilos de comportamiento y un lenguaje común. Esto puede salvar las divisiones culturales y ayudar a mitigar la pérdida de señales físicas y sociales que a menudo conlleva el trabajo virtual.
 
Ya sea tu equipo virtual o presencial, ¡comenzá hoy tu viaje con Belbin!

Por consultas acerca de Belbin: info@entrust.com.uy
Entrust – Representante Regional de Belbin – Uruguay.